Passare da una gestione documentale statica a un sistema dinamico è la vera svolta del No-Code. Con le soluzioni di No Code Solutions, puoi costruire un ecosistema dove i documenti non vengono più “scritti” manualmente, ma “generati” dai dati.
Ecco come puoi creare il tuo sistema di Document Management in completa autonomia:
1. Il Cuore: Il Database Relazionale
Il primo passo è definire la struttura dei tuoi dati. In una piattaforma No-Code, il database non è una semplice tabella Excel, ma un sistema intelligente. Puoi creare diverse entità (es. Clienti, Progetti, Tariffe, Scadenze) e metterle in relazione tra loro.
- Il vantaggio: Inserisci un dato una sola volta e lo rendi disponibile per ogni tipo di documento.
2. Creazione di Template Intelligenti
Invece di avere cento file Word diversi, crei dei template dinamici. Attraverso un editor visuale “drag & drop”, definisci la struttura del documento (un contratto, una fattura, un report tecnico) e inserisci dei segnaposto (placeholder) collegati ai campi del tuo database.
- Flessibilità totale: Se il database contiene il campo “Prezzo Scontato”, il documento lo visualizzerà solo se quella condizione è soddisfatta.
3. Automazione del Workflow (La “Produzione”)
Qui avviene la magia. Puoi impostare delle regole logiche (trigger) per cui la produzione del documento avviene in automatico:
- Esempio: “Quando lo stato di un progetto passa a ‘Concluso’, genera il verbale di consegna in PDF, inserisci i dati del cliente e invialo via email”.
- In questo modo, la produzione documentale diventa flessibile e scalabile: non importa se devi produrre 10 o 1.000 documenti, il sistema lo farà con un click o in totale autonomia.
4. Gestione e Archiviazione Centralizzata
Una volta generato, il documento non si perde nelle cartelle del computer. Viene archiviato automaticamente nella sezione dedicata del tuo sistema No-Code, associato al record corretto (es. nella scheda di quel determinato cliente).
- Ricerca immediata: Puoi filtrare i documenti per data, tipologia, cliente o qualsiasi altro metadato configurato nel tuo database.
5. Piena Autonomia e Zero Manutenzione Esterna
Il punto di forza di No Code Solutions è che tu sei il proprietario della logica. Se le normative cambiano o se la tua azienda decide di aggiungere un nuovo servizio, non devi chiamare un programmatore:
- Accedi al pannello.
- Modifichi il template o aggiungi un campo al database.
- Il sistema è immediatamente aggiornato per tutti i futuri documenti.
Perché è una rivoluzione per il tuo business?
- Eliminazione dell’errore umano: I dati vengono presi direttamente dalla fonte, addio refusi.
- Velocità: Risparmi ore di copia-incolla manuale.
- Personalizzazione di massa: Ogni documento è unico perché basato sui dati specifici di quel record, ma il processo di creazione è standardizzato.
In breve, con il No-Code trasformi i tuoi documenti da semplici “fogli digitali” in output dinamici che lavorano per te.
La firma digitale come completamento del processo
Ultima fase del processo è rappresentata dalla possibilità di raccogliere la firma del documento in formato elettronico direttamente dal telefonino o dal tablete del destinatario.
Le soluzioni No Code Solutions sono integrate con DocuSign, uno tra i sistemi di FEA più famosi ed utilizzati in tutto il mondo. Il tipo di firma può essere di tipo:
- CAdES, con estensione P7M dove il file firmato viene “protetto e chiuso” ed è possibile leggerlo solo con un software apposito e gratuito
- PAdES, con estensione PDF dove le firme sono posizionate su specifici punti del documento e lo stesso è leggibile senza l’ausilio di software specifici di lettura.
Con il No Code di No Code Solutions, quindi, sia i Professionisti che le Imprese possono gestire in autonomia i documenti.
