Perchè un Workflow Management
Con il termine Workflow Manager intendiamo un ambiente o una funzione che ci permette di definire un Workflow, ovvero un Processo condiviso, a prescindere dal suo scopo e se si tratta di un Workflow lineare o condizionato.
Breve storia del Workflow Management
Il Workflow Manager si è reso disponibile alla maggior parte degli Utenti sono di recente, essendo stato fino a qualche anno fa un presidio della programmazione ad oggetti o App Designer di difficile utilizzo e quindi destinato agli Addetti ai Lavori. Uno dei primi ambienti in Cloud per la definizione del Workflow è stato camunda, sia nella versione Desktop, utilizzata come Modeler di Diagrammi di flusso e sia nella versione Cloud, molto più potente e capace di relazionarsi mediante servizi web a complessi sistemi gestionali.
La versione Cloud di camunda era in grado di “battere” i tempi del processo digitalizzato nel gestionale cui era collegato e di fornire anche una sorta di SL (Service Level) di efficace utilizzo ai fini del controllo di processo.
Il Workflow nelle piattaforme No Code
Una delle funzionalità più apprezzate dalle Imprese e dai Vertici Funzionali, è rappresentata dalla presenza o meno di un Workflow che possa riprodurre in forma digitale il processo reale. Il motivo è abbastanza evidente. L’introduzione di un Processo condiviso digitale consente di trarre numerosi vantaggi, quali: specializzare i ruoli dei partecipanti, limitarne l’operatività in funzione di alcune variabili di contesto. Ho avuto modo di apprezzare un buon utilizzo del Workflow condizionato in un’Azienda che impediva di eseguire determinate attività al di fuori dell’orario di lavoro e durante l’ora di pranzo, proprio per evitare che la facilità con la quale si possono assegnare le “Task” ad un collega, potesse porre questo in una situazione di ansia e imbarazzo se l’assegnatario non fosse al momento in grado nemmeno di leggere l’assegnazione.
Il Workflow non è controllo del lavoro
Fughiamo anzitutto un dubbio che ancora solletica la malizia di alcuni Professionisti.
Il Workflow NON è nato per controllare il lavoro delle persone, ma solo per rendere più fluido il processo e controllato il suo output. Infatti un Workflow ben progettato può produrre una serie di informazioni molto utili ai fini della verifica della tenuta del traffico dei servizi web. Infatti il Partecipante al Workflow non è sempre e solo lEssere Umano, ma sempre più spesso l’Azione (Action) del Workflow è scatenata da un altro Processo o, in alcuni casi in Industria, da dispositivi IOT che, interrogati dal Workflow, rispondono entro certi limiti (In SLA) o al di fuori di essi (Out of SLA).
Workflow e A.I.
Il progresso tecnologico ci ha dimostrato recentemente innumerevoli applicazioni dell’Intelligenza Artificiale.
L’AI può essere integrata in un workflow in diverse maniere, automatizzando attività specifiche, migliorando il processo decisionale e ottimizzando l’efficienza complessiva. Alcuni esempi comuni includono:
- Automazione Intelligente (Intelligent Automation): L’AI può automatizzare attività ripetitive e basate su regole all’interno di un workflow, liberando i dipendenti da compiti banali e consentendo loro di concentrarsi su lavori più strategici e creativi. Questo include l’elaborazione di documenti, l’inserimento di dati, la risposta a richieste di base, e l’instradamento di informazioni.
- Processo Decisionale Ottimizzato: Algoritmi di AI, come il machine learning, possono analizzare grandi quantità di dati per identificare modelli, prevedere risultati e fornire raccomandazioni che supportano il processo decisionale in ogni fase del workflow. Ad esempio, l’AI può aiutare a determinare la priorità delle attività, identificare potenziali colli di bottiglia e suggerire modifiche al workflow per migliorarne l’efficacia.
