Il Workflow e la gestione aziendale
Il workflow, o flusso di lavoro, è la rappresentazione di un processo operativo che vede il coinvolgimento di più collaboratori, detti Attori Partecipanti, per l’ottenimento di un determinato risultato. Il termine Workflow di recente è entrato nel comune parlare grazie all’introduzione nel mercato di soluzioni aziendali basate sul workflow. Ma quale’è l‘utilità di un workflow e quali sono le aree aziendali o i gli ambiti in genere dove un workflow può produrre valore ?
Caratteristiche principali del Workflow
- Sequenza strutturata: Un workflow non è casuale, ma segue un percorso definito con passaggi ben definiti.
- Attività o processi: Ciascun passaggio nel workflow coinvolge un’azione specifica, che può essere semplice o complessa, manuale o automatizzata, ovvero scatenata da un cambio di condizioni del contesto che il Workflow rappresenta.
- Interconnessione: Le attività sono collegate tra loro; il risultato di una attività spesso alimenta quella successiva.
- Valore crescente: Ad ogni cambio di stato l’oggetto veicolato dal Workflow cresce di valore. Per il concetto di valore si rimanda a questa pagina.
- Obiettivo: Il workflow ha uno scopo preciso, come la creazione di un prodotto, la fornitura di un servizio, l’elaborazione di una richiesta, o la risoluzione di un problema. Anche le prese di decisioni possono essere oggetto di Workflow. In questo caso vedasi l’articolo sulla digitalizzazione di un adeguato modello organizzativo.
- Risorse: Un workflow tipicamente coinvolge persone, strumenti, informazioni e altre risorse, e anche macchine o dispositivi IOT.
- Può essere automatizzato: Molti workflow possono essere parzialmente o completamente automatizzati tramite software. No Code Solutions fornisce soluzioni efficaci basate sul concetto di Workflow e che possono rendere più efficienti i processi aziendali.
Casi d’uso del Workflow digitale
Gli ambiti applicativi di un workflow digitale sono molti e tutti molto validi, dato che un workflow assicura una serie di vantaggi, talvolta anche adempimenti, che le Aziende perseguono anche per evitare salate sanzioni dagli Enti di controllo e, talvolta, la Magistratura. Vediamone alcuni.
- Workflow di approvazione fatture: in questo caso il vantaggio principale è quello legato al rispetto del budget ed alla velocizzazione degli acquisti, in quanto formalmente già provvisti di copertura.
- Workflow di gestione ordini: qui l’Azienda può anche coinvolgere i Fornitori esterni per l’aggiornamento continuo del loro listino prodotti e servizi, ed eseguire gli ordini più agevolmente. Su questo punto leggi l’articolo sul Procurement.
- Atti Amministrativi: L’introduzione del D.Lgs 231 ha imposto alle Aziende di attuare Modelli Comportamentali che fossero in grado di evitare errori e frodi che potessero far incriminare l’Impresa per reati commessi in qualità di Soggetto Giuridico. Successivamente il Decreto ha inglobato al suo interno altre Normative cogenti, tali da divenire un vero e proprio strumento di Governo. Recentemente la Magistratura ha inasprito i controlli chiedendo alle Imprese indagate non solo la rappresentazione del c.d. Modelli esimente, ma anche la prova documentata che il Modello sia in esercizio. In tal caso un Workfloe digitale è in grado di catturare e documentare gli atti amministrativi e dimostrare, dati alla mano, l’innocenza dell’Impresa eventualmente indagata.
Molti sono quindi gli ambiti applicativi di un workflow digitale, ed in estrema sintesi, tutti svolgono un ruolo determinante in termini di:
- Efficienza: In quanto ottimizzano i processi, con riduzione dei tempi e degli sprechi.
- Coerenza: Assicurano che le attività vengano eseguite sempre nello stesso modo, garantendo risultati uniformi.
- Tracciabilità: Permettono di monitorare lo stato di avanzamento del lavoro e identificare eventuali colli di bottiglia.
- Responsabilità: Definiscono chiaramente chi è responsabile di ogni passaggio del processo.
- Miglioramento continuo: Offrono una base per analizzare e migliorare i processi nel tempo.
